Site yönetimleri aidatları nasıl belirlemeli?

Site yönetimlerinin ana hedefi sundukları hizmetlerle site sakinlerini memnun etmek ve sitenin emlak değerini artırmaktır. Aidat belirleme işi de bu hedefi elde etmenin başlıca faaliyetlerinden biridir. Aidat yüksek ise site sakinleri memnun olmayacak hatta yüksek aidat sitenin emlak değerini düşürecektir. Ancak sitede yapılacak her faaliyetin parasal bir maliyeti vardır ve bu maliyetler aidatlar ile karşılanır. Özellikle büyük sitelerde aidat belirleme işlemi esasında profesyonel bir iştir ve aidatın belirlenmesi işi, üzerinde profesyonelce çalışılması gereken bir maliyet hesaplamasıdır. Sitedeki hizmetlerin maliyetlerini düşürmek ve bunu sürdürmek her yöneticinin başarabileceği iş değildir.

Aidat belirleme işlemi site işletme projesi üzerinden hesaplanır. İşletme projesinin diğer bir adı da sitenin bir yıllık öngörülen faaliyet bütçesidir. Bu bütçe yapılırken yapan yetkili kişiler veya kurullar bütçe hazırlama tekniğine tam uyarak hareket etmelidir. Sitenin işletme projesini yapacak yetkili kişiler veya kurullar işletme projesini meydana getiren ana başlıklar ve onların alt başlıklarının detaylı maliyet hesaplamasını yapamaz ise aidatların yüksek olması kaçınılmaz olacaktır. Aidat miktarı ayrıca site yönetimlerinin siteyi başarılı veya başarısız yönetmelerinin de odak noktasıdır. Başarılı site yönetimlerinde aidatlar düşük veya makul, başarısızlarda ise yüksektir.                                                                                                                                      

Sitelerin aidat belirleme zamanı geldiğinde site sakinleri içinden bütçe tekniğini ve maliyet hesaplamasını bilen uzman kişiler var ise yetkili kurullar tarafından onlara verilecek yetkilendirme ile bir önceki yılın bütçe verileri üzerinden işletme projesinin belirlenmesinde yarar vardır. Eğer yok ise profesyonel bir bütçe şirketine işletme projesinin yaptırılması faydalı olacaktır. Ancak seçilen site yöneticileri veya site yönetim kurulları bu işi başkalarının yapmasına müsaade etmemekte ve işletme projesini kendileri yapmaktadırlar. Bu kişiler veya kurullar konunun uzmanı olmadıkları ve maliyet hesapları detaylı yapılmadığı için çıkan sonuçlar site sakinlerince beklenen sonuçları yansıtmayabilir. Burada yapılan en büyük hata site yönetiminin bu sonuçları site sakinlerinin kabul etmeleri için zorlamalarıdır. Yönetimin çıkardığı sonuç bazen uzman kişilerce tekrar incelendiğinde daha düşük aidat miktarları ortaya çıkmaktadır. Site yönetimlerince yapılan işletme projelerinin büyük bölümünde temel faktörün bütçe tekniğini bilmezlik olduğu hep gözden kaçırılmaktadır.     

Seçilen yöneticiler veya yönetim kurulları yönetim tekniklerini, bütçe tekniklerini, mevzuat tekniklerini iyi bilen ve site için faydalı sonuçlar ortaya çıkaracak kişiler olarak kabul edilir. Bu algı genelde yanlıştır. Çünkü bu konuları çok iyi bilen ve gönüllü olarak yönetime talip olacak site sakinlerini bulmak esasında çok zordur. Örneğin yönetime aday olan hiçbir aday veya aday grubu seçilmeden önce genel kurula veya temsilciler kuruluna bizim hedefimiz aidatları düşürmek ve bu işi şu şekilde yapmaktır diyerek taahhüt sunan, rapor hazırlayan veya hedef veren adaylar görülmemektedir.                                                   

Site yönetimleri genelde yılsonlarında yetkili kurullara idari, yönetim ve mali hesaplarını detaylı vermedikleri, sadece basit olarak mali faaliyet raporunu ibra için sunduklarından bu kısır döngü aynen devam etmektedir. Aidatların belirlenmesinde site sakinleri ile aidatları belirleyecek kişi/kişiler veya grup arasında bir uzlaşma olmadığı müddetçe sonuç ne olursa olsun site sakinleri içinde az veya yüksek miktarda sonuçtan memnun olmayanlar çıkacaktır. Amaç yüksek miktarda aidat tutarından memnun site sakini elde etmek olmalıdır.          

Profesyonel olmasalar da site yöneticiliğine aday olacak veya halen görevine devam eden site yöneticilerinin işletme projesi yaparken iyi sonuçlar çıkarmaları için dikkate almaları gereken konular şunlardır.              

1- Her site kendine özgü harcama kalemlerini içeren, siteyi tümüyle kapsayan ve üzerinde güncel iyileştirmeler yapılabilen bir işletme projesi formatı çıkarmalı ve bu formatı standart hale getirmelidir. Başka sitelerden kopya işletme projesi formatı almamalıdır.                                                                                                                                                                  

2- Yapılacak işler ve faaliyetler en ayrıntılı şekilde belirlenmeli, formatın standart hale gelmesi için kat malikleri kurulunun veya temsilciler kurulunun onayı alınmalıdır.                                                                   

3- Gelecek yıla ait işlemler bu standart format üzerinden planlanmalıdır.  

4- Yapılacak işlerin ve faaliyetlerin en küçük detayına kadar inilerek maliyet hesaplaması yapılmalı taslak bir sonuç çıkarılmalı ve bu çalışmanın en az iki kez kontrolü yapılmalıdır.          

5- Taslak sonuç kat malikleri kuruluna veya temsilciler kuruluna sunularak onların görüş, öneri ve kabulleri alınmalıdır. Bu konuda gerekirse günlerce titiz çalışma yapılmalıdır. Kat malikleri kuruluyla veya temsilciler kuruluyla uzlaşma sağlanmadan yürürlüğe sokulmuş bir işletme projesi mutlaka memnuniyetsizlik yaratacaktır. Bu işlem ben yaptım oldu mantığıdır ve genelde kabul görmez.                                                          

6- Giderleri minimize edecek çalışmalar titizlikle yapılmalıdır. En büyük gider kaynağı her zaman personeldir. Personel sayı planlaması, iş gücünün verimli kullanılması ve sonuçların etkin kontrolü üzerinden yapılmalıdır.        

7- Yönetim her gün harcamalarını kontrol etmeli ve mali disiplinden asla çıkmamalıdır. 

Zeynel Kayınova

Ultima İnternational Eğitim ve Danışmanlık şirketinde Kalite ve Planlama Koordinatörü