12 maddede site yönetimleri toplantılarında oy hesabı!
Konut Siteleri Yönetimleri Danışmanı Nihat Dönmez, "site yönetimleri toplantılarında oy hesabı" konusunu Emlakkulisi.com okurları için kaleme aldı. İşte Nihat Dönmez'in yazısı...
1. Siteler kat malikleri/temsilciler kurulunun kanunlara ve yönetim planına aykırı olmayan kararlarına göre yönetilir. Bu karalar da oylama ile alınır. Bu durumda oy hesabı söz konusu olur.
2. Oylamada temel kural olarak, her bir kat maliki, arsa payına bakılmaksızın, her bir bağımsız bölümü için bir oy hakkına sahiptir. Ancak hiçbir malik toplam bağımsız bölüm sayısının (toplam oy) üçte birinden fazla oy kullanamaz. Bu konuyla ilgili hesaplama ilerideki bölümlerde örneklerle açıklanmıştır.
3. Toplam oy sayısı en fazla sitedeki bağımsız bölüm sayısı kadardır. Bazı bağımsız bölümlerin birden fazla maliki (ortağı) olabilir. Bu durumda, ortaklar kendi aralarından birine temsil yetkisi (vekalet) vermelidir. Her ne kadar kanunlarımızda vekaletin şekle bağlı olmadığı (yazılı-sözlü hatta sonradan teyitli) hükmü varsa da kurul karaları o anda alınacağından, yönetim planında bu konu da madde bulunmalı veya geleneksel olarak da şekle bağlı olmasa da yazılı olması aranmalıdır. Çok da zorda kalınacaksa, buradaki ve ileri de bahsedeceğimiz vekiller ısrarcı oluyorsa, toplantı heyeti bu konuyu kurul oylamasına sunar ve konuya hukuki bir değer katabilir, katmalıdır. Sözlü olarak vekalet alınmışlık durumunun beyanında, imkanlar ölçüsünde maliklere ulaşılarak teyit alınması da akıllıca ve hukukidir. Bunun yanında vekilin beyanını bir kağıda dökmesi ve imza altına alması ile de vekalete hukuki bir değer kazandırılabilir. Vekaletsiz paydaş kat maliki toplantıya katılabilir ancak toplantı açılış ve karar yeter sayılarında hesaba katılmaz.
4. Bir kat maliki bir şekilde ehliyetsiz ise, onun adına oyunu kanuni temsilcisi (veli, vasi, kayyum) kullanır. Bu durumda yazılı belge aranır.
5. Bir kat malikini ilgilendiren bir konuda karar alınacaksa, bu kat maliki toplantıya katılabilir, ancak o konu ile ilgili kararda oylamaya katılamaz. Bu kat malikinin varlığı toplantı açılış sayısında ve diğer konulardaki karar oylamalarında dikkate alınır.
6. Malikler herhangi bir sebep veya keyfiyetle toplantıya vekilleri üzerinden katılabilir. Yukarıda açıkladığımız vekalet şartları burada da geçerli olmakla birlikte orada paydaşlıktan dolayı ortak karar söz konusu iken burada malik iradesi tam olarak vekil üzerinden toplantıya yansımaktadır.
7. Vekalet tek bir toplantı, sınırlı konulu olabildiği gibi, tüm konular ve tüm olağan ve olağanüstü toplantılar için de verilebilir.
8. Bir vekil (varsa kendi maliklik oyları hariç), tüm oyların (bağımsız bölüm sayısının) %5’inden fazla oy için vekil tayin edilemez, vekil olarak oy kullanamaz. Bu hesaplarda küsuratlar dikkate alınmaz. Bununla birlikte 40 ve daha aşağı sayıdaki bağımsız bölümlü anagayrimenkullerde bir kişi en fazla iki bağımsız bölüm adına vekil olarak tayin edilebilir, oy kullanabilir.
9. Fazla sayıda malikin, fazla sayıda bağımsız bölüm için bir kimseye vekalet vermişliği, vekaleti değil, o vekilin kullanacağı oyu kısıtlar. Bu durumda vekalet sınırından dolayı kayda geçirilecek vekaletlere vekil karar verir.
10. Her ne kadar da site ile ilgili davalar yöneticiye husumetle açılabilirse de, aynı zamanda maliklerin her birine de yöneltilebilir. Bu durumda toplantıya katılıp vekaleten davalı malik adına oy kullanmış olsa da vekil davaya taraf edilemez.
11. Kat maliki, vekiline kısıtlı zaman ve konuda temsil yetkisi vermişse, vekilin kısıtlı olduğu konuda katıldığı oy ilgili kat malikini bağlamadığı gibi kısıtlamasız vekaletle kullanılan her vekil oyu da maliki bağlar. Bundan dolayı, toplantıya vekil atayacak kat maliklerinin toplantı/kurul gündemini önceden incelmelerinde fayda bulunmaktadır.
12. Özetle; malikler, kurula kendileri katılabileceği gibi bir vekil üzerinden de katılabilir. Vekalet konusunun mevzuatı diğer kitaplarda detaylıca anlatılmıştır. Temel olarak bir kişi, toplam bağımsız bölüm sayısının %5 kadarından fazlasına vekillik edemez. Bu hesaba varsa kendi bağımsız bölümleri dahil değildir. Hiçbir malik de toplam bağımsız bölüm sayısının 1/3’ünden daha fazla oy kullanamaz. Bu hesaplar, toplantı heyetince hesaplanır, kurula ifade edilir ve oylamada bu hesap dikkate alınır.
Nihat Dönmez / Site Yönetimleri Danışmanı
