21 maddede site yönetimlerinin idari yapısı!

21 maddede site yönetimlerinin idari yapısı! 21 maddede site yönetimlerinin idari yapısı!

Konut Siteleri Yönetimleri Danışmanı Nihat Dönmez 'site yönetimlerinin idari yapısı' konusunu Emlakkulisi.com okurları için kaleme aldı. İşte Nihat Dönmez'in yazısı...

1.    Profesyonelce oturum senaryosuna endeksli olarak tasarlanmış ve oluşturulmuş site yönetimlerinin yapısalından biri de “idari yapıdır”.

2.    İdari yapı, site yönetiminin saha ve yönetim işlerini hayata geçirecek olan personel-malzeme-eğitim ve prosedürden oluşur.

3.    Öncelikle, site yönetimleri imalattan ziyade bakımdan sorumludur.

4.    Kat malikleri, yapılmış imalatı, mimari durumunu (teknik bakım), güzelliğini ve sağlamlığını (teknik-temizlik-peyzaj bakım)  , bakımını titizlikle korumaya mecburdur. Bu konularda, ek ve gerekli  kararları kat malikleri kurulu alacaktır ve aynı kurul, aldığı karaları hayata geçirmek üzere yönetim müessesi kuracaktır.

5.    Atanan bu yönetici kendisine verilen kanuni ve kurul kararları görevlerini yerine getirecektir.

6.    Yönetici, güvenlik-temizlik-teknik-peyzaj vs. saha hizmetleri ile yönetim işleri (iletişim-aidat ve hizmet takip) gibi görevleri yerine getirirken emek-enerji-bakım üçgenini oluşturmak için idari bir yapıya ihtiyaç duyacaktır.

7.    Personel-malzeme-eğitim-prosedür.
Personel: 

8.    Hizmetlerin yerine getirilmesinde önemli elamanlardan biri de personeldir. Personel istihdamı iş kanunu ile ilgili boyutunun yanında, tecrübesi ve sonrasında da sahaya uyumu dolayısı ile sürekli bir eğitime tabi tutulmalıdır. Personel tek başına bir anlam ifade etmez, personel+eğitim ile ekip oluşur. 

9.    Personel istihdamında nicelik ve nitelik, oturuma senaryolu site yönetim tasarımı ile mümkündür. Bu tasarımda senaryonun, alt görevleri listesinin yer-zaman cetvelinde (kim-ne zaman-neyi-nerde-nasıl-kiminle-yapacak) detaylar  üzerinden personele ilişkin nitelik ve nicelikler tespit edilir.

10.    Personel istihdamının aidatlar üzerindeki kısıtlaması da göz önüne alınarak, İş Kanununu hükümlerince işe alımlar yapılarak, idari yapının personel ayağı oluşturulur.

11.    Ekip oluşturma /personel istihdamı konuları Famcoturk Standartlarında Site Yönetimleri Kitap Setinin, Eğitim ve Saha Kitaplarında detaylı olarak ele alınmıştır.
Malzeme: 

12.    Emeğin işe çevrilmesinin temel elamanı malzemedir. Bu malzemenin kullanımına eğitim katılmadığı sürece verimlilik sağlanamaz. Malzeme + eğitim = ekipman. Malzeme ekipmana çevrilemedikçe atıllıktan dolayı yatırım (işe yararlılık) değil, gider (masraf) kalemidir. Eğitim olmadan personel ekip, malzeme de ekipman olmayacağından idari yapıdan değil personel istihdamı ve malzeme satın almasından  söz edilir.

13.    Ekipman oluşturma /malzeme satın alınması konuları Famcoturk Standartlarında Site Yönetimleri Kitap Setinin, Eğitim ve Saha Kitaplarında detaylı olarak ele alınmıştır.
Eğitim: 

14.    Organizmalar için sağlık ne ise, organizasyonlar için de eğitim odur. Eğitimsiz, eğitimin dahil edilmediği, eğitimin önemsenmediği, eğitimin yatırım değil de gider kalemi olarak görüldüğü tüm organizasyonlar gereksiz, verimsiz kuru kalabalıklardır.

15.    Bir iş sahibi kendi işinde, bir malik kendi bağımsız bölümünde, kendi parasını, kaynaklarını verimsiz olarak kullanabilir, ancak site yöneticisinin, yönetim kurulunun bu lüksü yoktur. 

16.    Eğitime ayrılacak bütçe, site giderine ek bir maliyet değildir, tıpkı bir sıvının kabı gibidir ve nasıl ki sıvılar bir kabı olmadan taşınamazsa, hizmetler de eğitim olmadan sahaya taşınamaz; nasıl ki sıvılar kabı dışında ıslaklığa-kirliliğe sebebiyet verirse eğitimsiz çabalar da vakti ve nakdi boşa harcamaktan başka bir işe yaramaz.

17.    Eğitim çeşitlendirilmedikçe ve sürdürülebilir özellikte verilmedikçe, personel davranışlarında alışkanlık haline gelmez.

18.    Eğitim sürekliliği/ alışkanlık oluşturma konuları Famcoturk Standartlarında Site Yönetimleri Kitap Setinin, Eğitim Kitabında  detaylı olarak ele alınmıştır.
Prosedür:

19.    Herhangi bir yapısalın yazılı kuralları ve tutanakları olmadığı sürece, o yapısal kişiye, kişi kapasitesine mahkum olur ve ilgili sorumlunun değişimi ile gündem dışı kalabilir veya verimlilik katsayısı düşer.

20.    Oturuma senaryolu tasarlanmış site yönetimlerinde, Çalışma El Kitabı oluşturulur. Bu çalışma kılavuzu sayesinde site yönetimi, kişiye bağımlılıktan kurtulur ve mevzuata endeksli olarak belli bir formasyonda/ standartlarda iş e işlemlerden dolayı kaliteli hizmet sağlar.

21.    Prosedür oluşturma /Formatlı standardizasyon konuları Famcoturk Standartlarında Site Yönetimleri Kitap Setinin, Eğitim ve Formasyon  Kitaplarında detaylı olarak ele alınmıştır.


Nihat Dönmez / Site Yönetimleri Danışmanı

www.konutsitesiyonetimi.com

9 maddede site yönetimlerinde kurullar/kat malikler kurulu!