Ofisteki dijital dönüşüm Smartoffice ile akıllandı!

Doğan Selçuk, Emlakkulisi.com okurları için Smartoffice CEO'su Serap Köprülü ile ofislerdeki dijital dönüşümleri masaya yatırdı.

Smartoffice’i kurarken temel motivasyonunuz neydi? Hedeflediğiniz geleceğin hangi noktasındasınız?

Her şeyden önce girişimci olma arzusu beni bugünlere getirdi. Eğitimim de işletme üzerineydi ve girişim ekosisteminin yavaş yavaş gelişmekte olduğu bir dönemdi. Hem Türkiye’de hem de global olarak araştırmalarımı yaptığımda benim için bütün yollar ofis işletme ve yönetimini işaret ediyordu. Yurt dışı seyahatlerimde birkaç kez bu yapıyı deneyimleme fırsatım da olmuştu. Böyle bir faaliyet alanının Türkiye’de de gerçekleştirilebileceğine karar verip ilk adımlarımı attım. Başlangıçta adım adım ilerlemeyi tercih ettik. Şimdi geriye dönüp baktığımda aradan 10 yıl geçmiş ve tüm planladıklarımı gerçekleştirmişiz. Biz geçmiş 10 yılı değerlendirdiğimizde iyi bir büyüme ivmesi elde ettiğimizi görüyoruz. Ama asıl hedeflerimiz bugünden sonra gerçekleşecek büyümeler olacak. Bizim için alt yapının iyi kurulması, teknolojinin etkin kullanılması, iş ortaklarımıza yaşatacağımız deneyimin doğru sunulması çok önemliydi. Başından bu yana bunları hiç göz ardı etmedik. Şu an hedeflenen noktada planladığımız yerdeyiz, 10 yıl önce 1 ofisle başladık, şu an 11 farklı lokasyonda hizmet veren ofislerimiz mevcut. Her bir lokasyonumuz da merkezi konumda, iş dünyasının kalbinin attığı yerlerde, ayrıca alışveriş ve yeme içme mekanlarının yakınlığı avantajına sahip.

Esnek ofis kiralama sistemleri içerisinde rekabet etmenizi sağlayan durumlar nelerdir? Nasıl bir stratejiyle ilerliyorsunuz?

Sektörün geçmişi çok eskilere dayanmasa da dinamikleri çok net; memnuniyet ana unsur. Bizim de Smartoffice olarak, çok belirgin bir özelliğimiz var, o da iş ortaklarımızı gerçekten merkeze alan bir yapıya sahip olmamız. Bizim için kullanıcılarımız kendi varlığımızın temel sebebi ve onların iyi iş yapması, yeni bir projeye imza atması, işlerinin büyümesi bu felsefenin bize kazandırdığı misyonumuz haline geldi. İyi bir asistan hizmeti ve buna bağlı olarak iyi bir ekibe sahip olmak iş ortaklarımızın büyüme ve küçülmesini çok iyi yönetmek ve onların her döneminde, iyi bir iş ortağı olarak yanlarında olmak hem motivasyonumuz hem de işimizin bir parçası. Doğru çözüm önermek ve her iş ortağımızla sadece o tekmiş gibi çalışmak bizi sanırım sektörde şu anki konumumuza getirdi. Zaman içinde hem Türkiye’de hem globalde bu yönlerimiz bizi niteleyen noktalar oldu ve pek çok işletmeden bu konuda çok güzel geri bildirimler alıyoruz. Tercih edilmemizdeki etkenlerden en önemlisi de lokasyonlarımızın prestijli iş merkezlerinde olması. Bunun yanı sıra ofislerimizi kullanmak isteyenlere mutlaka bir paket dayatmıyoruz, çok farklı seçenekler sunuyoruz. Her ihtiyaca, her tarza göre ofis çözümleri sunuyoruz. Bununla birlikte iş dünyasında kuşaklar değiştikçe, dijital dünyaya ve teknoloji kullanımına ağırlık veren çalışma ortamlarını geliştiriyoruz. Ama tabi otomasyon ve dijital dönüşümde diğer kuşakların da uyum sağlayabileceği, hızla adapte olabileceği teknolojileri seçmeye özen gösteriyoruz. 

Bir home-office kiti geliştirdiğinizi biliyoruz, kullanıcılarınıza nasıl bir kolaylık sağlamayı hedeflediniz? Nasıl geri dönüşler aldınız?

Home office kiti aslında bizim pandemi öncesi tasarladığımız bir üründü. Ardından pandemi dönemi gelince üretimini arttırdık; bu kit ile pek çok ihtiyacı karşılamış olduk. 

Şöyle ki; zaten şirketler, sayı bu denli olmasa da çalışanlarını haftanın belirli günleri evden çalıştırmaya başlamıştı. Mekanlar arasındaki kalın çizgiler de yavaş yavaş ortadan kalkıyordu.

Hizmet verme anlayışımızda, ofislerde belli bir standardı korumak ve bundan ödün vermeden hareket etmek yer alıyor. İnternet altyapısı, dekorasyonu, teknolojik çözümleri gibi hemen her hizmetimizin belli bir standardı var. Bu kişiler evde çalıştıkları zaman da o standartların gerekliliği ortadan kalkmıyor. Hatta daha da fazla önem kazanıyor; motivasyon ve konsantrasyona çok daha fazla ihtiyaç duyuyorlar. Bu nedenle biz de onlara evde çalışma saatlerini geçirecekleri ofis ortamını en doğru ve ilgilerini çekecek şekilde oluşturmaya yardımcı oluyoruz. Smartoffice olarak evde çalışanlara ofis ortamını en iyi şekilde sağlamanız gerektiği misyonunu üstlendik.

Projenin başından bu yana çok keyifli bir süreçti bizim için. Home office kiti projemizi Koleksiyon Mobilya ve tasarımcısı Koray Malhan ile birlikte gerçekleştirdik. Çok ciddi bir işbirliği yaptık. Önce küçük focus gruplara hazırladık, geri dönüşlere baktık, insanların evde nasıl bir çalışma ortamına ihtiyaç duyduklarını saptadık. Şirketlerin eve gönderdikleri çalışanlarını dinledik, ihtiyaçları dahil ettik, böylece hem ergonomisi, hem tasarımı, hem de şirket kültür öğelerini barındırması ile her markaya özel konumlandırılabilecek Home Office Kiti tasarımlarını ürettik. Şirketin kültürel öğelerini de barındıran ve uzakta da olsa o şirkete aidiyet duygusunu yitirmeden çalışabilecekleri, altyapısı çok sağlam kitler oldu. Dolaplarının tasarımında kahve makinesi, kendi özel interneti, printer gibi ihtiyaç duyabilecekleri ekipmanları da dahil ettik. Doğru bir elektrik aksamı, tehlike yaratmayacak kablolama yaparak evde dağınıklık yaratmayacak bir tasarımı da kitimize ekledik. Boyutlarını çok esnek tuttuk; küçük ya da büyük dolap verebiliyoruz, herkesin evine sığabilecek bir yapı kuruyoruz. Çünkü şunu da görüyoruz ya da söylüyorlar; kızım da masanın kenarında ödevini yapıyor, bazen eşim geliyor, o da kendi toplantısına katılıyor gibi... Zaten biz de birkaç kişinin aynı anda kullanabilmesine göre elektrik aksamını düzenledik. Biri projesini yazarken diğeri sunumunu yapabiliyor. 

Evin istediğimiz bölgesinde rahatlıkla sığabilecek farklı boyutlarda üretilebilen bir ürün oldu. Gerekirse kişilerin evlerine gidip keşif de yapıyoruz; hangi odası daha doğru olur, odanın hangi bölümü daha doğru olur inceleyip doğru alanı saptıyoruz. Çünkü hepimizin evinde bir çalışma alanı olmayabilir. 

Home Office kitinin 3 tane fonksiyonu var; bunlardan bir tanesi kişilerin ofiste sahip oldukları standardı evde de sürdürmelerini sağlaması, ki bu çok önemli bir konu ve bunun için de şirketlerin çalışanlarına hassasiyet göstermesi iş performanslarına da olumlu yansıyor. Yani şirketlerin çalışanları için böyle bir yatırım yapması çalışan tarafında olumlu bir geri dönüşle karşılaşılmasını sağlıyor. Bu anlamda gerçekten önemli olduğunu düşünüyorum 

2. konu sadece bugün pandemi ile birlikte olan bir konu değil, aslında evde çalışmanın tarihi dünyada çok geçmişe dayanıyor. Şunu görüyorum ki, bugün pandemi var belki, ama yarın öbür gün olağanüstü başkaca bir durum yaşanabilir. Bu gibi durumlarda da evden çalışma yine ön planda olabilir. Kritik bir durum olduğunda, finans direktörü ya da bir şirketin CEO’sunun evinden de her zaman ofiste gibi çalışabilmesi gerekiyorsa o ofis ortamını kendilerine en kolay bu tür özel tasarım kitler sağlayacaktır. Kullanıcılarımızdan çok güzel geri dönüşler alıyoruz, ergonomisini çok beğeniyorlar, tasarımının evlerinde dengeyi bozmayacak şekilde olduğunu ve evde kendilerine ait özel bir dünyanın oluşturulma fikrinin onları mutlu ettiğini ifade ediyorlar. Bununla birlikte evde çalışırken, yemek masası, koltuk, sandalye gibi postürümüze uygun olmayacak mobilyalarda çalışmak zorunda kalınıyor. Bel, boyun ağrısı şikâyetlerini de dikkat ederseniz daha çok duyar olduk. Bu kit aslında ruhsal anlamda iyileştiren stiller sunmasının yanı sıra fiziksel olarak da katkı sağlıyor.

Üçüncü nokta da şirketlerin bölge ofisleri için Home Office kitleri. Bölge ofisleri genel merkezlerin dışında ve genelde çok ön planda olamayabiliyor, yoğun kullanım gerektirmediği için... İşte bu noktada kitler kurtarıcı olabiliyor. Bölge ofislerinin çehresini canlandırıp konforlu çalışma ve toplantılar yapılabilecek ortamlar sunuyor. Kurumsal şirketlerin bölgedeki ofislerine sizi göz ardı etmiyoruz, nasıl bir ortamda çalıştığınıza dikkat ediyoruz mesajını vermeleri, bölge ofisleri çalışanları için çok önemli oluyor. 

Covid-19 pandemi sürecinin lokasyon kararlarınıza ve hizmetlerinize ne gibi etkileri oldu?

Süreç başlar başlamaz hızla o döneme uyumlu hareket ettik. 11 lokasyonda olduğumuz için herkese istediği zaman ofis rezerve ettik. Odalarda herkes tek başına çalıştı.

Bugüne kadar Levent, Maslak gibi hep merkezi iş alanlarında yer aldık. Bu süreçte gördük ki aslında herkesin evine en yakın olan lokasyonlarda olmalıyız. Mart ayında bütün firmalarımıza bir mail attık ve herkese, evinize en yakın olan Smartoffice’i kullanabilirsiniz, toplu taşıma kullanmanıza gerek olmadan ya da bu kullanımı en aza indirerek en yakın lokasyonumuzda, ofisinizde rahatça çalışabilirsiniz dedik. Yani Maslak’ta kontratı olan, isterse Erenköy’deki ofiste rahatça çalışabildi. Diğer yandan işgücünün en çok bulunduğu bölgelere doğru yeni ofis projelerini hayata geçirdik. Önümüzdeki günlerde de yine böyle her ihtiyaca çözüm sunabilen ve insanların servise binmeden, arabaya binmeden ya da mümkünse 5 dakikalık araba kullanma mesafesinde hatta bisikletle gelebileceği yeni ofisler açmayı planlıyoruz. 

Bünyemize dahil ettiğimiz ofislerde balkon, teras ve açılabilen camlar ön planda. Mesela Akasya ofislerimizde toplantınızı terasta bile yapabiliyorsunuz. Ya da Premier Kampüs Ofis’te balkonda çalışabiliyorsunuz. 5 binamız bu imkanlara sahip, ama bu özellikler artık bizim lokasyon seçim kriterlerimizin temel maddesi oldu. Şubat ayından bu yana bütün ofislerimizde buharlı temizleme yapılıyor; öyle ki bilgisayarları, cep telefonlarını bile onunla temizletiyoruz. Siemens ile bir işbirliği yaptık, bütün yeni ofislerde iklimlendirme ve aydınlatma için Siemens’in hazırladığı touchless (temassız) ürünlerini kullanıyoruz. Ofiste hiç elektrik ya da klima anahtarı bulunmuyor, ofisteki kişi sayısını tanımlayan varlık sensörleri var. Böylece odada 3 kişi varsa odanın ısısını 3 kişiye göre ayarlıyor, aydınlatmasını ona göre ayarlıyor, oda uzun süre kullanıldı ise hemen karbondioksit uyarısı veriyor. Bununla birlikte dijital kilide geçtik. Giriş kapıları ve ofislerin kapılarında sadece cep telefonu ya da bileklik ile kapılar açılıp kapatılabiliyor.

Kullanıcılarınıza sağladığınız hizmetlerden birisi de sanal ofisler. Bu hizmetin sağlanmasında ne tür teknolojilerden yararlanıyorsunuz?

Aslında 2010 senesinden bu yana teknolojiyi etkin bir şekilde kullanıyoruz. Bu yönümüzle pek çok kez ödüllere aday gösterildik. Teknoloji işimizin temel noktası. İlk günden beri böyle oldu bizim için. Bu sektörde oluşturduğumuz standartları belirlerken teknolojik yatırımlarımız hep ön sırada yer aldı. Bunlar hiçbir zaman bir yenilik ya da bir farklılık değildi bizim için… Ofislerde 2010 senesinde ADSL kullanılırken, biz ilk kez 10 megabit metro ethernet kullanımını açmıştık iş ortaklarımıza ve gerçekten herkes çok mutluydu. Bir diğer konu da sanal ofislerin telefon cevaplama hizmetleri... Telefon cevaplama hizmetinde, telefonlar bizim asistanlarımız tarafından cevaplanıyor, kişilerin cep telefonlarına yönlendiriliyor, hatta arayan kişinin ilettiği not e-posta ortamında sanal ofis kullanıcısının e-posta adresine iletiliyor. Bunları 10 yıl önce başlattık, kullandığımız santral gerçekten dünyanın en iyi santrallerindendi, şimdi de aynı yöntemi geliştirerek sürdürüyoruz. Aslında hayatı kolaylaştıran teknolojileri tercih ediyoruz. Siz Bodrum’da deniz kenarında da olsanız ya da Londra’da bir caddede de yürüyor olsanız, şirketinize gelen bir telefona cevap verip iş görüşmenizi yapabiliyorsunuz. Ya da otomobil kullanırken not almanıza gerek kalmıyor. Tek başına çalışan birinin çok işine yarayan bir uygulama. Resmi bir evrak geldiğinde de talebiniz üzerine taratıp e-postanıza gönderiyoruz. 

Ofis kiralamada önemli bir aktörsünüz. Ofisleri ne tür dönüşümler bekliyor?

Hibrit önümüzdeki dönemin temel ofis kullanım şekli olacak. Dijital dönüşüm de hızla başladı. Ofislerde dijital kullanım çok yakın bir zamanda daha da önemli bir rol oynayacak. Bizim için bu süreç aslında daha ilk kurulduğumuzda yani 10 yıl önce başlamıştı. Özel yazılım programları hazırlayıp iş ortaklarımıza çözümler sunuyor ve ihtiyaçlarını en hızlı şekilde gideriyorduk. Zaten projeyi kafamda oluşturduğumda bile dijital dönüşüm vardı ve ilk ofisimizi tasarlarken her şeyi bu çerçevede gerçekleştirmiştik. Ve sektörde hızla yol almamızda en büyük etken de dijital dönüşümü 10 yıl önce başlatanlardan olmamızdı. Çok yakında da çıtayı biraz daha yükseltip yeni yazılımlarla hizmet vermeye başlayacağız. İş ortaklarımız ofisleri için pek çok ihtiyaçlarını, isteklerini online gerçekleştirebilecekler.
 

5G teknolojisinin gayrimenkuldeki etkileri neler olacak?

Kısa ve orta vadeli ev kiralamaları yapan Missafir, sahaya da iniyor!

Kiracılar için depositosuz, düşük komisyonlu online kiralama deneyimi!

Toplu yaşam alanı yönetimlerinin dönüşümü!

Ofislerin evrimi!

Coğrafya şirketlerin kaderidir!

İnşaat sektöründe yapay zeka kullanımı!

Türkiye'nin ilk online B2B depo platformu yurt dışına açıldı!

'En iyi kiracınız' Blueground, unicorn olmayı hedefliyor!

Türkiye’nin proptech'e odaklanan ilk girişim sermayesi fonu kuruldu!

Türkiye’de verinin ulaşılabilir olması için çalışıyoruz!

Mete Varas Proptech'i anlattı!

Proptech ile gayrimenkulde kurallar yeniden yazılıyor!